איך להפיק אירוע עסקי מוצלח

מתכננים אירוע כלשהו לעסק שלכם, בין אם במסגרת השקת מוצר חדש או אולי אירוע חברה לכל העובדים, ותוהים איך עושים את זה כמו שצריך? אם כן, הנה מספר פרמטרים שכדאי לכם לקחת בחשבון במסגרת ההכנות והתכנון המקדים של האירוע, פרמטרים שיעזרו לכם להפיק אירוע המותאם באופן מושלם לצרכים שלכם וגם לקהל המוזמן, אירוע שכולם ידברו עליו.

הגדירו את הצרכים שלכם ואת מטרת האירוע

לפני שאתם יוצאים לדרך ומתחילים בתכנון האירוע ובהפקתו, חשוב שתבחנו את מטרותיו וגם את הצרכים שלכם בכל הנוגע לאירוע עצמו. למשל, האם המטרה שלכם באירוע היא לגבש את העובדים, האם המטרה היא למשוך אליכם כמה שיותר לקוחות פוטנציאליים (אם האירוע נערך לכבודם), האם מטרתו של האירוע היא הצגת שירות חדש או מוצרים שזה עתה נכנסו לשוק ועוד. אירוע שמטרתו שיווקית שונה במהותו מאירוע שנועד לגבש את העובדים, אירוע שהוא חווייתי יותר, ולכן מומלץ מאד להגדיר זאת מראש כדי לדעת כיצד לתכנן ולהפיק אותו נכונה.

בחנו מקומות שונים לערוך בהם את האירוע שלכם

לא משנה מי הוא קהל היעד, ישנם כיום לא מעט מקומות המתאימים לאירועים עסקיים מכל סוג. כחלק מהפקת אירוע עסקי מוצלח, מומלץ מאד לבדוק מספר מקומות ולבחון מה הייחודיות של כל מקום ומה בדיוק הוא מציע לכם. בין השאר, כדאי לבדוק:

  • האם המקום נגיש וקל לאתר אותו – אינכם רוצים שהאורחים שלכם יבזבזו זמן רב בחיפוש המקום, ולכן חשוב שתבחרו לערוך אותו במקום שאינו מבודד מדי, כזה שהגישה אליו נוחה. אל תשכחו גם לצרף מפה קטנה שמציגה את מיקומו או את כתובתו המדויקת, כך שניתן יהיה לאתר אותו באמצעות ווייז או כל אפליקציית ניווט אחרת.
  • האם המקום עם חנייה צמודה – סביר שחלק מהמוזמנים לאירוע שלכם יגיעו ברכב פרטי. דאגו לבחור מקום שמציע חנייה פרטית צמודה או אפילו חנייה ציבורית המתאימה לאורחי המסיבה.
  • מהו מיקומו הגיאוגרפי – אם מרבית המוזמנים מגיעים מאזור המרכז, כדאי שהמקום שעורכים בו את האירוע יהיה באותו האזור. אם מרביתם מהצפון, מומלץ לחפש מקום בצפון שמתאים לאירועים עסקיים.
  • מהו הגודל שלו – מדובר בפרמטר חשוב שיש לבדוק מראש כדי לוודא שהמקום אכן מתאים לאירוע המתוכנן. לאחר שהגדרתם את הצרכים שלכם וידוע לכם מספר המוזמנים (פחות או יותר), עליכם לחפש מקום שמתאים בגודלו למספר המוזמנים ולאופי האירוע. במקרה שבו מספר המוזמנים גדול, חפשו מקום מרווח שיכול להכיל את כולם. כאשר מדובר במספר מצומצם של מוזמנים, חפשו מקום קטן ואינטימי יותר. חבל לשלם יותר על חלל שייראה עזוב וריק גם אם כל האורחים אכן יגיעו, והוא גם ישרה עליהם אווירה פחות נעימה.

הפתיעו את האורחים

כדי להפוך את האירוע למיוחד עוד יותר, כזה שאורחיו יזכרו למשך זמן רב, מומלץ לשלב בו אטרקציות שונות וגם הפתעות כמו מזכרות לאירועים שיוענקו לאורחים. אלו יכולות להיות מתנות לעובדים שהם ישתמשו בהן במהלך העבודה או מתנות לשימוש אישי, בזמנם החופשי. אלו יכולות להיות מזכרות עם כיתוב אישי או אפילו מזכרות שמודפס עליהן לוגו החברה. מעבר לכך, תוכלו לשלב גם פעילויות שונות, תחרויות נושאות פרסים וגם משחקי חברה למיניהם (בתנאי שאלה מותאמים לאופי האורחים ולגילם).

היעזרו באנשי מקצוע המתמחים בתחום

מתקשים לעשות זאת בכוחות עצמכם? אל דאגה. ישנן כיום לא מעט חברות המתמחות בהפקת אירועים עסקיים. נציגיהן של חברות אלו יוכלו לעזור לכם להפיק את האירוע העסקי, תוך התאמה מלאה לצרכים ולדרישות שלכם. באופן הזה תקבלו מענה מדויק ותיהנו מתוצאה נפלאה. מומלץ לערוך סקר שוק, לבדוק מספר חברות שונות המציעות את השירות ולהתייחס לפרמטרים כמו עלות השירות ומה הוא כולל.

צור קשר

טלפון להזמנות ושרות לקוחות: 03-9080173
ירון - 052-6776777 | אורטל - 052-4317777
כתובת המשרדים: העבודה 7 ראש העין
כתובת למשלוח דואר: צפניה 3 פתח תקוה
דואר אלקטרוני: This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
פקס: 03-9090311
איך תפיקו יום כיף בלתי נשכח לעובדים שלכם – במחיר מינימלי?
טלפון 03-9080173
מה לקוחות מספרים עלינו