איך תפיקו בעצמיכם יום כיף לעובדים?
כל השנה הם עובדים בשביל הארגון, מקדישים שעות נוספות, פותרים משברים, מתמודדים עם קריזות של לקוחות, נותנים מענה מקצועי ואדיב ומבצעים מגוון משימות. כבר הוכח מחקרית, כי רווחת העובדים מהווה מפתח לחברה מצליחה, ולכן חשוב מאד להשקיע בפעילויות לחיזוק הקשרים בין העובדים, ליצירת תחושת שייכות ולעידוד חיי החברה בארגון. יום כיף הוא ההזדמנות שלך להעניק להם חוויה מגבשת באווירה חופשית ומשוחררת.הפקת אירועים נחשבת לעסק מורכב כי היא כרוכה בארגון הסעות, הזמנת קייטרינג או מקומות במסעדה, שריון אתרים, ארגון פעילויות, הזמנת מרצים/מפעילים/מטפלי ספא ואלמנטים רבים נוספים, בינהם יש ליצור סינכרון.
אז איך משתלטים על ארגון יום כזה, תוך שמירה על התקציב והימנעות מתקלות? זהו מדריך האונליין המקיף ביותר שפורסם אי פעם בישראל בנושא הפקת יום כיף לעובדים. המדריך סוקר את כל האלמנטים שיש לקחת בחשבון כשמחליטים להפיק יום כיף. זאת ההזדמנות שלכם לקבל טיפים מאנשי מקצוע בעלי ניסיון רב בתחום ההפקות בארגונים.
מה במדריך?
חלק 1 פרמטרים לבחירת יום הכיף חלק 2 הספקים הנדרשים להפקה
חלק 3 פתרונות וטיפים מהשטח
קריאה ויישום מהנים!
מצוות פינוק הפקות
חלק א' - איזה סוג של יום כיף אתם רוצים להפיק?
1. מטרת יום הכיףלפני שאתם מחליטים על רעיון, חשוב להחליט: מהי מטרת יום הכיף?
פשוט ליהנות? סרט, הצגה, ספא או סדנת בישול/קוקטיילים - יכולים להתאים מאד.
גיבוש עובדים? עדיף לבחור בפעילות המעניקה הזדמנויות לתקשר ולפעול בשיתוף פעולה, כמו: סדנת הישרדות, משחקי משימות או טיול בטבע.
"שבירת שגרה"? מומלץ לבחור בפעילות שונה מהווי היום-יומי של העובדים: לעובדים במתחם סגור או הנמצאים בעיקר מול מסך המחשב - טיול או סדנה בטבע הם שבירת שגרה מבורכת. לעבודה פיזית או כזו שכרוכה בלחצים רבים - אין כמו ספא להרגעה והבראה של הגוף. לעבודה עם הרבה מספרים ומעט רוח - בילוי תרבותי, סדנת תוכן או טיול יצרו את האפקט הנכון.
2. רעיונות ליום כיף
חשוב לבנות יום כיף שמתאים לאופי החברה, לתקציב, למטרה שלכם ועוד. הכנו לכם רשימת פעילויות פופולריות, בקרב לקוחותינו, לימי כיף:
- יום כיף במתחם ספא - בריכה, ג'קוזי, עיסויים וטיפולים אחרים; או טיפולי ספא בשטח ע"י מטפלים מוסמכים המגיעים ללוקיישן לבחירתכם
- טיול מאורגן - מסלולים בטבע, ביקורים באתרים היסטוריים ואטרקציות שונות; סיור טעימות ביקב; יום אורבני באחת הערים הגדולות הכולל סיור בשווקים, ביקור במוזיאון או נסיעה בסגוויי
- פעילות אתגרית: חדר בריחה, טיול ג'יפים, טיול אופניים, קיאקים, סנפלינג, פיינטבול, סדנת הישרדות או כדור פורח
- שייט - בכנרת או בים התיכון
- בילוי תרבותי: הצגה, סרט, הרצאה או מופע
- סדנאות: סדנת בישול, סדנת קוקטיילים, משחק משימות, סדנת טיפול ברכב, שיעור יוגה, סדנה תיאטרון, סדנת סטיילינג או סדנת גיבוש
- אפשר לשלב ביום הכיף מספר פעילויות, לדוגמא: יום כיף בצפון הכולל מסלול הליכה, משחק משימות וסדנת בישול.
- יום הכיף יכול להימשך יותר מיום אחד ולכלול לינה במלון, בצימר או בבית הארחה.
3. תקציב
אחד הגורמים המכריעים בהפקת יום כיף הוא התקציב. רצוי כבר בתחילת השנה לשריין מתקציב הרווחה או התרבות של הארגון – תקציב להפקת ימי כיף. חשוב לקחת בחשבון את כל העוגה התקציבית ולחלק אותה נכון (ספקים, אוכל, הסעות, אבטחה וכו'), כדי לא לחרוג מהמסגרת הנתונה.
הנה מספר דוגמאות להתאמת ימי כיף לתקציבים שונים:
- תקציב נמוך: יום הכולל סיור טעימות ביקב, סיור מודרך בטבע או בעיר וארוחת צהריים.
- תקציב בינוני: יום הכולל ארוחת בוקר, טיול אתגרי (אופניים, סגוויי או טרקטורונים), סדנת גיבוש וארוחת צהריים
- תקציב גבוה: יומיים עם לינה, הכוללים ארוחת בוקר, פריסות מפנקות לאורך כל היום, עיסויים, שי מפנק, פעילויות אקסטרים, פריסת צהריים בשטח וסדנת בישול
- ספר העובדים (יש פעילויות שמתאימות לקבוצות שיש בהן רק מעל מספר מסוים של אנשים)
- גילאי העובדים (אם מדובר בעובדים מבוגרים, יתכן שמסלול אתגרי בטבע, למשל, פחות מתאים),
- דת ושמירת מסורת (יש להתחשב בכשרות המזון, וחלק מהפעילויות עשויות שלא להלום דתות ומסורות מסוימות)
- תפיסות אידיאולוגיות (עובדים טבעונים וצמחונים לא ירצו לבקר במחלבה,לאכול במסעדת בשרים או להשתתף ברכיבה על סוסים).
חלק ב: הספקים שאתם צריכים להפקת יום כיף
אחד הגורמים הקריטיים בהצלחת יום כיף הוא הספקים - העסקים והארגונים המספקים את המזון, ההסעות, הפעילויות, ההדרכה, התוכן והצ'ופרים ליום הכיף. בחירה בספקים לא מקצועיים, או נטולי רישיונות, הסמכות וביטוחים נדרשים, עשויה לא רק לפגום באופי האירוע אלא אף להוות סכנה למשתתפים. חלק זה מתייחס לבחירת ספקים אופציונליים בתכנון יום הכיף.
1. ספקי מזון – מסעדה, קייטרינג, ספק כריכים, פריסות שטח
למה יש לשים בבחירת ספק מזון?
- מיקום: כדאי לשים לב האם מיקום המסעדה או השטח שנבחר לפריסה, והשעה בה אתם מעוניינים לאכול, מסתדרים נכון בלו"ז של היום?
- כשרות: חשוב לספק לכל העובדים מזון טעים ואיכותי. במידה וישנם עובדים שכשרות המסעדה שבחרתם אינה מספקת עבורם, ניתן להתקשר עם ספק נוסף שיספק מנות בכשרות המתאימה ישירות למסעדה שבחרתם.
- ניסיון בעבודה עם קבוצות: יש לוודא מראש שהמסעדה בה בחרתם מורגלת לעבודה עם קבוצות גדולות. זאת על מנת להימנע מסרוויס האורך שעתיים וחצי במקום שעה וחצי – מה שמעכב את הלו"ז ויכול לשבש את מהלך היום.
- מתן מענה לרגישויות: גם לעובדים בעלי רגישות למזון כלשהו או אידיאולוגיה מסויימת יש לספק מזון איכותי וטעים. בררו עם ספקי המזון האם הם מעניקים פתרונות ראויים לצליאקים, צמחונים, טבעונים ועוד.
- בטיחות ונגישות: דברים שחובה לבדוק מראש: האם המסעדה, או השטח שבחרתם לפריסה, נגישים לבעלי מוגבלויות? האם לעסק יש רישוי ממשרד הבריאות, רישיון עסק, ואת כל הביטוחים המתאימים, כולל ביטוח אחריות המוצר?
2. ספקי פעילויות – סדנאות, טיולים, פעילויות אתגריות, ארגונים, עסקים, מוסדות תרבות
מתכננים יום סדנאות, גיבוש בטבע, טיול ג'יפים, סיור בעיר או הקרנת סרט VIP? עליכם לעבוד עם גוף או מספר גופים המספקים לכם את הפעילויות עצמן: חברת הטיולים, בית הקולנוע ועוד.
מה מומלץ לבדוק לפני ההתקשרות איתם?
- מיקום: האם מיקום הסדנה, האתר ההיסטורי או היקב מתאים ללו"ז ולמסלול המתוכנן?
- נגישות: האם המקום נגיש לרכבים (רכבים פרטיים או רכבי הסעות, לפי הצורך), האם יש בו חניה בהיקף הנדרש? האם המקום והפעילות עצמה נגישים לבעלי מוגבלויות?
- שירות לקבוצה גדולה: האם הספק יכול לתת שירות לכל גודל של קבוצה?
- רישיונות וביטוחים: האם הספק מחזיק בכל רישיונות העסק והביטוחים הנדרשים?
- תוכן: האם התוכן המוצע מתאים לקבוצה, מעניין, מהנה והולם את מטרת יום הכיף?
- שירות: האם צוות השטח של הספק אדיב, שירותי ויעיל בפתרון בעיות לוגיסטיות?
- התאמת פעילויות למספר המשתתפים: האם הספק מספק פתרונות לקבוצות קטנות וגדולות בהתאמה אישית?
- יצירתיות וגמישות: האם הספק יכול "לתפור" פתרונות מתאימים למגוון תקציבים?
3. נותני השירות בשטח בהיבט הפקתי: מדריכי טיולים, מדריכי פעילויות, מלווים מטעם ההפקה וכו'
- מה חשוב לבדוק לגבי צוות השטח מטעם הספק, כגון: מורי דרך, מלווים מטעם ההפקה ועוד?
- מורי דרך ומדריכי תיירות: יש לוודא, כי הם מגובים בתעודות ובביטוחים הדרושים. אם מורה הדרך אינו מוסמך, עלולה להיווצר בעיה ביטוחית.
- מלווים מטעם ההפקה: ודאו שהחברה ששכרתם מספקת מפיק מטעמה, שדואג לליווי הפעילות בשטח, אחראי על הפרטים הקטנים ומהווה כתובת לכל בעיה.
- תפקידים נוספים של המלווים: לעתים המלווים משמשים כפונקציה נוספת, למשל: צילום האירוע, חלוקת צ'ופרים או מסרים למשתתפים. יש לתאם מראש את תפקידם מול הספק.
- מדריכי פעילויות: יש לוודא מול החברה שהמדריך שנשלח מותאם לאופי הקבוצה (גיל, תחומי עניין, שפה וכו').
4. שירותי הסעות
ההסעה אחראית להביא את העובדים אל הלוקיישן של יום הכיף או להסיע אותם למקומות שונים במסגרת טיול מאורגן. תקלות ברכבי ההסעות או בלו"ז - עלולים להוריד את יום הכיף לטמיון, ואף לסכן את העובדים.
מה צריך לבדוק מול שירות ההסעות?
- הנהג/ת: הנהג/ת מלווה את העובדים למשך יום שלם או מעבר לכך. לכן, חשוב לוודא שמדובר באדם אדיב, שירותי ונעים. מיותר לציין שיש לוודא שהנהג/ת מנוסה ומקצועי/ת, ומחזיק/ה ברישיון שמתאים לרכב ההסעות.
- חברת ההסעות: איזה צי של אוטובוסים/מיניבוסים/מידיבוסים יש לחברה? האם רכבי ההסעות חדשים? מה מצב התחזוקה של הרכבים? כדאי להיזהר מחברות הסעות שלא מתחזקות את הרכבים בצורה נאותה.
- הסדרן: הסדרן משבץ את הנהגים לנסיעות. התקשורת מולו חשובה מאד שכן הוא מתווך בינכם לבין הנהג. כאשר הסדרן לא עושה את עבודתו ומעביר לנהג מידע חלקי אודות האירוע, עשויות להיווצר בעיות בשטח.
5. צ'ופרים למשתתפים
תוספת מדליקה לימי כיף היא שי נחמד ומפנק הניתן כ"צ'ופר". אספנו עבורכם מספר רעיונות לצ'ופרים, אותם יש להתאים לתקציב ולגודל האירוע:
- צ'ופרים ממותגים – חולצות/כובעים/תיקי בד/בנדנות עם לוגו החברה
- משחקים – סט מטקות/פריסבי/ שש בש/כדורגל/חפיסת קלפים/כדורי ג'אגלינג
- ציוד מחנאות – תרמוס/מידנית/גזיה/כסא חוף מתקפל/מזרון ים מתנפח/מחצלת כרית מתנפחת/גזייה ניידת/ערכת קפה/שמיכת פיקניק/צידנית
- גאדג'טים – פנס נטען/פנס לד לקריאה/מצת עם פנס לד/רמקול לרכב לסמארטפון/סט הכולל מברגים, פנס לד ופלס/מקל סלפי/דיסק און קי
- מתנות מפנקות – ערסל ברזילאי/כרית מתנפחת לנסיעות/כפכפי אצבע
- ציוד משרדי – כוס תרמית/מעמד לכרטיסי ביקור/קופסת כרטיסי ביקור/עט מהודר/שעון שולחני
** כמה מילים על ביטוחים ורישיונות עסק **
לאורך המדריך כבר ציינו שיש לבדוק את הביטוחים והרישיונות הנדרשים, אך לפני סיום,
הנה 2 דגשים בנושא כדי שתדעו שאתם "סגורים" מכל הכיוונים:
- טופס קיום ביטוח: לכל ספק המתקשר עם חברת ההפקה או ישירות מול החברה המזמינה צריך להציג ביטוח מתאים. אסור להקל ראש בעניין, כיוון שמדובר בבטיחות העובדים שלכם. חשוב וודאו מראש שכל הספקים באירוע על חתמו על טופס קיום ביטוחי. שימו לב שעל הטופס הזה אמורה לחתום חברת הביטוח של הספק, ולא סוכן הביטוח או מישהו אחר.יש להיזהר מספקים שלא חותמים על טופס קיום ביטוח.
- רישיונות עסק: ישנם מצבים בהם פוליסת הביטוח מתנה את קיום הביטוח ברישיון העסק. זכרו לקרוא את האותיות הקטנות ולוודא שקיים רישיון לעסק.
חלק ג: פתרונות נוספים להפקת יום כיף
כפי שוודאי הספקתם להתרשם, הפקת יום כיף היא משימה מורכבת, הכרוכה באחריות רבה, התעסקות בענייני לוגיסטיקה, קשר עם גורמים מרובים, ניהול תקציב, בדיקות מקדימות ועוד. יש לכם את הזמן, האנרגיה והסבלנות להרים הפקה כזאת בעצמכם?המדריך המקצועי שלנו יסייע לכם רבות. חוששים להפיק אירוע גדול כזה? איתור ספקים וחוזים עושים לכם כאב ראש? ואין לכם זמן לנהל מסגרת תקציבית? חשוב לדעת שיש פתרון אידיאלי! חברת הפקה שתארגן את יום הכיף מאלף ועד תו. אנחנו ב"פינוק הפקות אירועים" - חברת הפקות בוטיקית, השייכת לאיגוד המפיקים (אירועים ותיירות), מציעים לך ותק וניסיון בהפקת כל סוגי האירועים מאז 2004. עד היום הפקנו קרוב ל-1500 אירועי חברה.
ממה נהנים לקוחותינו?
מצוות מקצועי ואיכותי, קריאייטיב מנצח, אירועים יצירתיים, איכותיים ומתוקתקים ומעל הכל –שירות מושלם, יעילות ומהירות תגובה.
רוצים להתייעץ אתנו?
נשמח להפיק עבורכם ועבור העובדים שלכם יום כיף בלתי נשכח 03-9080173
בהצלחה!
צוות פינוק הפקות
